Vous
Bon, voyons comment déployer Oudden dans le reste de l’équipe. Quelques personnes l’ont essayé la semaine dernière. Quelles questions sont remontées ?
Participant
Surtout des questions pratiques : où ranger les réunions, comment les nommer et à qui s’adresser quand quelque chose n’est pas clair.
Vous
Cette semaine, on pourrait ajouter cinq personnes de l’équipe commerciale. Tu pourras les aider à l’installer ?
Participant
Oui, je leur montrerai demain après la réunion d’équipe. On installera l’application et on essaiera d’enregistrer un petit appel ensemble.
Vous
Très bien. Prévoyons une demi-heure pour avoir aussi le temps de répondre aux questions. Chacun aura son ordinateur ?
Participant
Oui. Je leur envoie le lien de téléchargement aujourd’hui et je leur demande de prendre leur portable. Deux personnes sont à distance, elles se joindront à l’appel.
Vous
Il faut aussi leur montrer les dossiers. Sinon, dans une semaine, ils auront une longue liste de réunions sans savoir où retrouver quoi.
Participant
Je créerais un dossier Projets, avec un dossier pour chaque projet à l’intérieur. Comme ça, les conversations sur le même sujet restent ensemble. Pour commencer, ça devrait suffire.
Vous
Oui, et autant donner tout de suite un titre utile à la réunion. Délais de livraison sera plus facile à retrouver qu’un simple Appel client.
Participant
D’accord. Pour les réunions d’équipe régulières, on peut prévoir un dossier séparé. Je leur montrerai les deux exemples.
Vous
À qui vont-ils envoyer leurs questions ? Il nous faut un endroit où rassembler ce qui remonte les premiers jours.
Participant
À moi pour le moment. Je regrouperai les questions et on les reprendra avec l’équipe vendredi.
Vous
Demandons-leur aussi un exemple précis si quelque chose ne se passe pas comme prévu. Ce sera plus simple pour comprendre ce qui s’est passé.
Participant
Bonne idée. Il faut aussi choisir les premiers appels à tester. Je commencerais par des réunions internes où tout le monde sait qu’on enregistre.
Vous
Oui, prenons la réunion d’équipe et deux ou trois échanges sur les projets. Ensuite, chacun pourra vérifier s’il retrouve les informations dont il a besoin.
Participant
On se retrouve à quelle heure vendredi ? Les commerciaux ont des appels toute la matinée. Ce serait mieux l’après-midi.
Vous
Disons quinze heures. Une demi-heure devrait suffire pour écouter les retours et décider de la suite.
Participant
D’accord. Je prépare la présentation et je les aide à installer l’application demain. Tu envoies l’invitation pour vendredi ?
Vous
Oui, je m’en occupe maintenant. Je demanderai aussi à chacun d’apporter une réunion qu’il souhaite consulter à nouveau, pour qu’on ait un exemple concret.
Participant
Parfait. Après la présentation, j’enverrai un petit rappel avec les exemples de dossiers et le contact pour les questions.
Ensuite, on verra comment se passent les premiers jours et…