あなた
では、Oudden をほかのメンバーにも使ってもらう進め方を相談しましょう。先週、何人かに試してもらいましたが、どんな質問が出ていますか？
参加者
会議をどこに保存するか、どんな名前を付けるか、わからないときは誰に聞けばいいか、といった使い方の質問が多いですね。
あなた
今週は営業から、もう5人に参加してもらいましょう。インストールを手伝ってもらえますか？
参加者
はい、明日の定例会議のあとで説明します。一緒にアプリを入れて、短い通話を録音してみようと思います。
あなた
いいですね。質問の時間も取れるように、30分ほど確保しましょう。皆さん、自分のパソコンを使えますか？
参加者
はい。今日ダウンロード用のリンクを送って、ノートパソコンを持ってきてもらいます。2人は在宅勤務なので、通話で参加します。
あなた
フォルダの使い方も見せたいですね。1週間もすると会議がずらっと並んで、どこで何を話したかわからなくなりそうです。
参加者
最初はプロジェクトのフォルダを作って、その中に案件ごとのフォルダを置くのはどうでしょう。同じ案件の会話をまとめておけば、まずは十分だと思います。
あなた
そうですね。会議の名前も、あとで見てわかるものにしましょう。ただの顧客との通話より、納期の相談のほうが探しやすいですし。
参加者
賛成です。毎週の定例会議は別のフォルダにまとめてもよさそうですね。説明するときに両方の例を見せます。
あなた
質問は誰に送ってもらいましょうか。使い始めの数日で出てきたことを、どこかに集めておきたいですね。
参加者
ひとまず私に送ってもらえれば大丈夫です。内容をまとめて、金曜日にチームで確認しましょう。
あなた
思ったように動かなかった場合は、具体的な例も教えてもらいましょう。そのほうが、何が起きたか確認しやすいので。
参加者
そうですね。最初に試す会議も決めておきましょう。まずは、全員が録音について承知している社内の会議がいいと思います。
あなた
はい。定例会議と、プロジェクトの打ち合わせをいくつか試しましょう。そのあと、必要な内容を自分で見つけられるか確認してもらいます。
参加者
金曜日は何時に集まりますか？営業は午前中ずっと電話の予定があるので、午後のほうがよさそうです。
あなた
では3時にしましょう。30分あれば、使ってみた感想を聞いて、次に何をするか相談できると思います。
参加者
わかりました。私は説明の準備をして、明日インストールを手伝います。金曜日の招待は送ってもらえますか？
あなた
はい、今送ります。あとで振り返りたい会議を1件ずつ持ってきてもらうように伝えますね。具体的な例を見ながら話せますし。
参加者
助かります。説明が終わったら、フォルダの例と質問の送り先を短くまとめて送っておきます。
それでは、最初の数日の様子を見てから…