Politique de confidentialité

Cette politique explique comment Oudden traite les données personnelles sur son site, dans son application de bureau et ses services associés. L’identité de l’exploitant et ses coordonnées figurent à la section 7.

• L’audio reste sur votre ordinateur. La transcription s’effectue localement.
• Le texte peut être synchronisé. Notes, transcriptions et chat utilisent les serveurs d’Oudden.
• L’IA traite du texte en ligne. Une demande comprend le texte nécessaire pour y répondre.
• Le partage donne accès à d’autres personnes. Choisissez soigneusement les destinataires et les paramètres des liens.

1. Quelles données nous utilisons et pourquoi

• Compte : nom, email et informations de connexion, pour vous identifier et protéger l’accès.
• Contenu : notes, transcriptions, chat, demandes et réponses, pour enregistrer, synchroniser, rechercher et traiter votre travail. Ce contenu peut concerner d’autres personnes.
• Réunions et partage : événements, participants, destinataires et autorisations, pour préparer les notes et accorder les accès choisis. L’accès au calendrier est facultatif.
• Paiements : état de l’abonnement et données de transaction de Paddle, pour gérer l’accès payant. Oudden ne reçoit pas le numéro complet de votre carte bancaire.
• Assistance et fonctionnement : vos messages, adresse IP, informations sur l’application et l’appareil, journaux techniques, pour répondre aux questions, résoudre les problèmes et prévenir les abus.

Selon les règles applicables, nous traitons les données pour exécuter notre contrat avec vous, respecter nos obligations légales, poursuivre nos intérêts légitimes dans le fonctionnement et la protection du service, ou avec votre consentement lorsqu’il est requis. Sans les données nécessaires à un compte ou à une fonction choisie, nous ne pouvons pas fournir ce compte ou cette fonction.

2. Ce qui reste local et ce qui est transmis

La transcription s’effectue sur votre ordinateur. L’audio original n’est envoyé ni à Oudden ni à un prestataire de transcription. Son stockage sur votre appareil dépend des réglages de l’application.

Notes, transcriptions, informations de réunion, paramètres de partage et chat peuvent être stockés sur les serveurs d’Oudden pour la synchronisation et les fonctions en ligne.

Lorsque vous utilisez l’IA, Oudden envoie à OpenAI votre demande et le texte pertinent auquel vous avez accès. Nous avons désactivé le partage facultatif de ces demandes et réponses pour l’entraînement des modèles. Nos demandes désactivent aussi le stockage habituel des réponses. Cela ne supprime pas toute conservation chez le prestataire : les journaux de prévention des abus d’OpenAI peuvent contenir demandes et réponses et sont normalement conservés jusqu’à 30 jours, avec des exceptions pour des raisons légales ou de sécurité. Les caches chiffrés des demandes peuvent être conservés jusqu’à 24 heures. Voir les contrôles des données d’OpenAI.

Si vous connectez Google Calendar, Oudden lit votre liste de calendriers et les détails des événements (titres, horaires, lieux, liens de réunion et participants) pour afficher les réunions à venir, proposer des rappels facultatifs, préparer des notes de réunion et suggérer des participants. Oudden ne fait que lire vos calendriers ; il ne crée, ne modifie ni ne supprime d’événements Google Calendar.

Les identifiants de connexion à Google Calendar et le cache du calendrier restent sur votre appareil. Les informations d’événement que vous ajoutez à une note Oudden peuvent être synchronisées avec celle-ci, partagées lorsque vous partagez la note et incluses dans le texte pertinent envoyé à OpenAI lorsque vous demandez une fonction d’IA, comme décrit ci-dessus. Vous pouvez déconnecter Google Calendar dans Oudden ou révoquer l’accès dans votre compte Google. La déconnexion dans Oudden supprime de cet appareil les identifiants enregistrés pour la connexion ; les notes existantes et les suggestions de participants enregistrées localement ne sont pas automatiquement supprimées.

L’utilisation et le transfert par Oudden d’informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use). Nous ne vendons pas les données des utilisateurs Google et ne les utilisons ni à des fins publicitaires ni pour entraîner des modèles d’IA à usage général. Ces restrictions s’appliquent aussi aux données qui en sont dérivées.

3. Qui reçoit les données

• Hetzner héberge le serveur et la base de données d’Oudden à Helsinki, en Finlande.
• OpenAI traite le texte pour les fonctions d’IA.
• Google fournit la connexion et l’accès facultatif au calendrier.
• Paddle gère les paiements et abonnements.
• Resend achemine les emails de service.

Les prestataires reçoivent les données nécessaires à leur rôle. Ils peuvent les traiter hors de Finlande et de votre pays, notamment aux États-Unis. Les conditions liées décrivent les garanties de transfert applicables, notamment les clauses contractuelles types et les mécanismes d’adéquation lorsqu’ils s’appliquent. Vous pouvez nous demander des informations ou une copie des garanties concernant vos données.

Lorsque vous partagez une note, les personnes autorisées par ses paramètres peuvent la lire. Un lien public peut être retransmis par son destinataire. L’audio ne fait pas partie de la note partagée. Restreindre l’accès ou remplacer un lien ne supprime pas les copies déjà enregistrées par d’autres personnes.

Nous pouvons également communiquer des données pour respecter la loi, protéger des droits et la sécurité, ou lors d’une transmission d’activité assortie de garanties appropriées.

Pour les données des utilisateurs Google et les données qui en sont dérivées, tout transfert dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition ou d’une vente d’actifs nécessite votre consentement explicite préalable.

4. Conservation, suppression et protection

Les données du compte et le contenu synchronisé sont conservés pour fournir le service. Une note supprimée n'est plus accessible dans l'usage normal une fois la suppression synchronisée. La suppression définitive de son contenu sur le serveur est programmée après 30 jours.

Pour fermer votre compte, écrivez au contact indiqué ci-dessous. Après vérification de votre demande, nous supprimons les notes, transcriptions, conversations et accès partagés de votre espace personnel et désactivons la connexion. Désinstaller ou réinitialiser l'application ne supprime ni le compte ni les données synchronisées. Vous gérez les fichiers audio et autres fichiers locaux sur votre appareil.

Les journaux de sécurité et de livraison des e-mails sont programmés pour être supprimés après 90 jours, et les données d'utilisation et de coût de l'IA après 365 jours. Les données techniques de synchronisation et de prévention des opérations répétées sont conservées de 30 à 520 jours. Lors de la suppression du compte, les résultats d'opérations contenant du contenu et les métadonnées d'IA sont effacés ; les données techniques minimales nécessaires et les totaux de coûts peuvent subsister pendant leurs durées applicables.

Nous conservons les données de paiement nécessaires et les identifiants minimaux du compte pour les obligations de conservation, le rapprochement des paiements, la sécurité et les litiges. Les données d'assistance sont conservées tant qu'elles sont nécessaires à la demande ou à ces obligations. Des données liées à un identifiant ne sont pas automatiquement anonymes. La suppression du compte n'efface pas les paiements passés et ne le retire pas nécessairement des décomptes historiques ; cela ne justifie pas de conserver ses notes ou conversations.

Les sauvegardes de récupération expirent 30 jours après leur création. Une suppression dans le système actif ne réécrit pas une sauvegarde existante. Les durées des notes et des sauvegardes sont distinctes : une note supprimée de façon habituelle peut rester dans les sauvegardes pendant environ 60 jours à compter de la synchronisation de sa suppression. Les suppressions de comptes déjà réalisées sont réappliquées avant la réouverture d'un service restauré. Les copies conservées indépendamment par les destinataires et les données des prestataires de paiement sont traitées séparément.

Nous protégeons les données par des contrôles d'accès, la séparation des comptes et des connexions chiffrées. Aucun système n'est totalement sûr ; protégez votre appareil, votre compte et vos liens partagés.

5. Cookies et réglages du site

Le site conserve :

• la langue choisie, jusqu’à un an ;
• votre choix dans l’avis sur les cookies, utilisé pendant 180 jours ; l’enregistrement reste dans le navigateur jusqu’à son remplacement ou sa suppression ;
• un indicateur pour proposer « Ouvrir » ou « Télécharger » lors du retour dans l’application, pendant 90 jours ; il ne contient aucun identifiant de compte ;
• les cookies de connexion et de sécurité pendant la session ou la vérification concernée.

Sur les pages publiques de oudden.com, nous utilisons Google Analytics pour mesurer les visites, les pages consultées, les sources de trafic et les caractéristiques du navigateur et de l’appareil. Google reçoit ces informations. Les cookies _ga et _ga_31WTP5DGC3 distinguent les navigateurs et conservent des informations de session ; leur durée atteint deux ans et peut être renouvelée lors des visites. Ils ne déterminent pas le nom d’une personne. Nous n’envoyons ni identifiants de compte ni contenu des notes à Analytics. Google Signals et la personnalisation publicitaire sont désactivés. Analytics n’est pas chargé sur les pages de connexion, de paiement ou de notes partagées.

L’analyse démarre automatiquement sauf si un refus est enregistré dans ce navigateur. Choisissez « Refuser » dans le bandeau ou rouvrez les paramètres des cookies en pied de page pour arrêter les envois ultérieurs et supprimer ces cookies Analytics. « Accepter » réactive Analytics ; les visites effectuées pendant la désactivation ne sont pas envoyées rétroactivement. Cette action ne supprime pas les données déjà envoyées. Le choix s’applique pendant 180 jours ; après expiration ou effacement des données du navigateur, le bandeau et la collecte automatique reviennent. Les cookies nécessaires au service restent disponibles. Les balises publicitaires ne sont pas connectées dans cette version.

Nous utilisons aussi Microsoft Clarity sur les pages publiques. Les enregistrements de sessions et cartes de chaleur nous aident à comprendre les clics, le défilement et les interactions pour améliorer le site. Microsoft reçoit des données d’interaction, de page et de navigateur/appareil selon sa déclaration de confidentialité. Les valeurs des champs sont masquées par défaut. Nous ne transmettons ni identifiants de compte ni contenu de notes ; Clarity n’est pas chargé sur les pages de connexion, de paiement ou de notes partagées. _clck mémorise un navigateur jusqu’à un an et _clsk relie les pages vues jusqu’à un jour ; ces durées peuvent être renouvelées. Clarity suit le même choix dans le bandeau. « Refuser » termine l’enregistrement, supprime ces cookies et recharge la page pour décharger complètement Clarity. Un dernier envoi peut contenir des interactions recueillies avant l’arrêt. Le refus ne supprime pas les enregistrements déjà envoyés. Le stockage publicitaire de Clarity est désactivé.

Effacer les données du navigateur peut réinitialiser vos préférences ou vous déconnecter. Paddle traite les données de paiement selon sa propre politique de confidentialité.

6. Vos choix et vos droits

Selon le droit applicable, vous pouvez demander l’accès, la rectification, la suppression ou une copie de vos données, limiter le traitement ou vous y opposer, retirer votre consentement et saisir une autorité de protection des données. Contactez-nous ci-dessous ; nous pouvons devoir vérifier votre identité. Si une organisation contrôle les informations, il peut être nécessaire de vous adresser à elle au sujet de son utilisation de ces données.

Oudden n’est pas destiné aux enfants de moins de 13 ans ou n’ayant pas atteint un âge minimum supérieur pour consentir aux services en ligne dans leur pays. Les utilisateurs de moins de 18 ans ou n’ayant pas atteint la majorité légale ont besoin de l’autorisation et de la participation d’un parent ou représentant légal, conformément aux Conditions. Contactez-nous si vous pensez qu’un enfant a fourni des données en violation de ces règles.

7. Exploitant, contact et mises à jour

• Responsable des données personnelles : Ruslan Aliyarau, personne physique.
• Adresse de correspondance : Manasa 16, Bishkek, Kyrgyzstan.
• Email : ruslan@oudden.com.

Nous actualisons cette politique lorsque nos pratiques ou les exigences changent. La version publiée indique sa date de dernière mise à jour. Nous vous informerons des changements importants lorsque cela est requis.