Anweisungen für eine Vorlage schreiben

Hilfreiche Anweisungen erklären, welche Informationen wichtig sind, wie viele Details erhalten bleiben und was weggelassen werden soll. Sie benötigen keine besonderen Befehle und keinen Code. Schreiben Sie so, als würden Sie einem Kollegen erklären, wie er das Gespräch zusammenfassen soll.

Die hier beschriebenen Felder finden Sie mithilfe der Anleitung Eine Notizvorlage erstellen und anpassen.

Mit dem Zweck beginnen

Verwenden Sie Besprechungskontext für den Zweck der gesamten Notiz: die Art des Meetings, die vorgesehenen Leser und den gewünschten Detailgrad.

Zum Beispiel:

Dies ist eine Besprechung zum Projektstart. Die Notiz ist für das Projektteam gedacht. Konzentriere dich auf Entscheidungen, Risiken und vereinbarte nächste Schritte. Halte dich kurz und erzähle das Gespräch nicht nach Sprechern geordnet nach.

Sie können hier einen bevorzugten Ton oder eine Länge beschreiben. Das sind Anweisungen für den erstellten Text, keine Einstellungen, die ein genaues Layout garantieren.

Jedem Abschnitt eine Aufgabe geben

Eine Überschrift wie Entscheidungen benennt das Thema. Die Anweisung darunter sollte erklären, was als Entscheidung gilt und was dort nicht erscheinen soll. Geben Sie nicht mehreren Abschnitten dieselbe allgemeine Aufgabe wie „Fasse die wichtigen Punkte zusammen“: Das kann zu Wiederholungen führen.

Entscheidungen

Liste nur Entscheidungen auf, auf die sich die Teilnehmer ausdrücklich geeinigt haben. Nenne die Begründung, wenn sie besprochen wurde. Führe keine noch offenen Vorschläge auf.

Aufgaben

Liste vereinbarte Folgeaufgaben auf. Beschreibe für jede, was zu tun ist. Nenne Verantwortliche und Fristen nur, wenn sie erwähnt wurden. Ergänze fehlende Verantwortliche oder Termine nicht selbst. Stelle die Aufgaben als Checkliste dar.

Risiken

Liste Hindernisse auf, die die Einführung verzögern könnten. Beschreibe für jedes die Auswirkungen und etwaige besprochene Lösungen. Stelle eine mögliche Lösung nur dann als vereinbart dar, wenn die Teilnehmer ihr zugestimmt haben.

Sie können in der Anweisung um eine Aufzählung, eine Checkliste oder einen kurzen Absatz bitten. Im Vorlageneditor gibt es keine separate Auswahl für den Blocktyp. Prüfen Sie das Ergebnis und passen Sie seine Formatierung bei Bedarf im Notizeditor an.

Den gewünschten Detailgrad angeben

Ersetzen Sie „Mach es nützlich“ durch eine konkrete Vorgabe. Zum Beispiel:

Beschränke den Überblick auf zwei oder drei Sätze. Stelle Entscheidungen und Aufgaben in eigenen Abschnitten dar, statt sie hier zu wiederholen.

Für ein Kundeninterview könnte eine andere Anweisung hilfreich sein:

Nimm einige kurze Kundenzitate auf, die ein Problem veranschaulichen. Bewahre den Wortlaut aus dem Transkript und halte die Zitate von deiner Zusammenfassung getrennt.

Anweisungen lenken das Ergebnis; sie garantieren keine sachliche Richtigkeit. Gleichen Sie Zitate, Namen, Daten und Zusagen mit dem Transkript ab, bevor Sie die Notiz verwenden oder teilen.

An einem Gespräch ausprobieren

Speichern Sie die Vorlage und wählen Sie sie in einer Notiz mit einem fertigen Transkript aus.
Lassen Sie die Notiz erstellen und vergleichen Sie jeden Abschnitt mit dem Gespräch.
Benennen Sie ein konkretes Problem: zu viele Details, doppelte Informationen oder eine fehlende Unterscheidung zwischen einer Idee und einer Entscheidung.
Ändern Sie die betreffende Anweisung, speichern Sie und lassen Sie die Notiz erneut erstellen.

Sichern Sie vor einem erneuten Test alle Formulierungen, die Sie behalten möchten. Die erneute Erstellung ersetzt nach Bestätigung den aktuellen Titel und Inhalt; das Auswählen oder Bearbeiten einer Vorlage allein ändert eine bereits erstellte Notiz nicht. Siehe Erneut erstellen.

Ein unerwartetes Ergebnis verbessern

Zu viel Text: Bitten Sie um einen kurzen Überblick, entfernen Sie wiederholte Aufforderungen und geben Sie jedem Abschnitt einen enger gefassten Zweck.
Dieselbe Information erscheint zweimal: Erklären Sie die Abgrenzung. Zum Beispiel: „Führe hier offene Fragen auf; vereinbarte Aufgaben gehören in den Abschnitt Aufgaben.“
Ein Abschnitt fehlt: Prüfen Sie zuerst, ob das Transkript relevante Informationen enthält. Oudden kann Abschnitte weglassen, für die es nichts aufzunehmen gibt. Prüfen Sie anschließend, ob Sie die gewünschte Vorlage gespeichert und ausgewählt haben.
Ein Name, eine Frist oder eine Entscheidung ist falsch: Prüfen Sie das Transkript, korrigieren Sie die Notiz und präzisieren Sie die Anweisung. Eine Vorlage kann Informationen, die nicht erfasst wurden, nicht wiederherstellen.
Die Sprache ist unerwartet: Prüfen Sie die bevorzugte Sprache der Spracherkennung. Bei automatischer Erkennung verwendet die Notizerstellung die Hauptsprache des Transkripts; ersatzweise wird die Sprache der Oberfläche verwendet. Es gibt keine separate Einstellung für die Ausgabesprache je Vorlage. Siehe Sprachen.

Wissen, welche Grundlage die Vorlage verwendet

Diese Erstellung arbeitet mit dem fertigen Transkript der aktuellen Notiz und der gewählten Vorlage. Sie verwendet keinen manuell geschriebenen Notiztext als Quelle, durchsucht nicht Ihre anderen Notizen und ruft keine Webseiten ab, nur weil eine Anweisung darum bittet.

Für eine Frage zu mehreren Notizen verwenden Sie den Chat. Um die KI um eine Änderung an vorhandenem Notiztext zu bitten, folgen Sie der Anleitung Notizen mit KI erstellen und bearbeiten.